I beacon per l’organizzazione di eventi: check-in e meeting più semplici ed efficaci

Se sei il titolare di un’azienda o ti occupi di formazione professionale, o di congressi e convegnistica, c’è un alleato di cui, forse, non conosci ancora a pieno tutte le potenzialità: i beacon che renderanno l’organizzazione dei tuoi eventi più semplice, efficace e misurabile.
Soluzioni integrate come Beekon Event, che associano all’utilizzo dei sensori beacon a tecnologia Bleutooth, una app e un portale web con il quale l’organizzatore può gestire l’evento e monitorarne la pubblicizzazione e la partecipazione, trasformeranno i tuoi eventi aziendali, i tuoi corsi di formazione o i tuoi meeting di lavoro in occasioni di confronto piacevoli e, allo stesso tempo, più vantaggiose e proficue. Oltre a evitare fastidiose file al momento del check-in, i tuoi ospiti potranno ricevere in tempo reale, tramite una semplice notifica, slide, approfondimenti, video e altri materiali informativi, mentre tu stesso o i tuoi collaboratori potrete monitorare i contatti presenti all’evento nel modo migliore, non solo inviando risorse dedicate durante l’evento ma anche curando le successive comunicazioni e misurando il ROI dell’evento di cui avete curato l’organizzazione.

I beacon per l’organizzazione di eventi: un check-in semplice e veloce

Vuoi davvero comprendere come i beacon migliorano l’organizzazione dei tuoi eventi? Allora immagina un qualsiasi evento, un convegno in uno spazio della Pubblica Amministrazione o un corso di formazione professionale, ad esempio. Immagina di essere il partecipante, e non l’organizzatore di questo evento, perché, anche se sei un imprenditore o un dirigente pubblico, sono soprattutto gli utenti finali di un evento a dover essere soddisfatti e gratificati dal tempo che hanno deciso di passare con te. Immagina, infine, di vivere ogni singola fase di questo evento per comprendere come la sua organizzazione possa essere rivoluzionata con i beacon.
Non appena arrivato dovrai affrontare la fase di check-in: un momento fondamentale ma, in genere, anche un processo lungo e complicato, che devi necessariamente affrontare in ogni evento. Firme, fogli da compilare, dati da inserire, soprattutto interminabili code diventano causa di noia e di fastidio oltre che una grande perdita di tempo.
Con i beacon, invece, l’organizzazione dell’evento sarebbe del tutto differente: non appena sarai entrato nella struttura che ospita la conferenza o il corso di formazione riceveresti sul cellulare una comoda notifica per registrarti, accedere a un sito dove compilare un semplice form per inserire i tuoi dati e fornire il tuo consenso al trattamento dei dati.
Mentre l’utente eviterà di mettersi in fila e di compilare scomodi moduli, l’organizzatore potrà monitorare in tempo reale chi ha davvero accettato il suo invito e chi è presente in sala: sono i primi dati utili per capire se l’iniziativa ha davvero avuto successo e per pianificare l’organizzazione di eventi successivi.

L’organizzazione di grandi eventi con i beacon: sempre vicino ai tuoi ospiti

Il convegno o il corso di formazione ai quali stai partecipando potrebbero essere un evento a se stante ma anche un micro evento all’interno di un evento più grande, come un festival, un congresso, una convention, un meeting con sessioni parallele che si svolgono in sale diverse.
È in questo caso che i beacon diventano delle risorse fondamentali per migliorare l’organizzazione degli eventi: non appena entrato, infatti, potresti ricevere una seconda notifica con il programma dell’incontro, la mappa dell’intero spazio congressuale, con le diverse sale e i differenti relatori presenti e tutte le altre risorse essenziali.
In questo modo l’organizzatore ti consentirà, con pochi click, di costruire un tuo percorso all’interno dell’evento e di scegliere, in un tempo molto ridotto, come ottimizzare il tempo che hai deciso di dedicare a quel convegno o a quella fiera. Non solo, l’organizzatore, se già conosce le tue preferenze e i tuoi interessi, potrebbe, grazie ai sensori beacon presenti all’inizio dello spazio congressuale o fieristico consigliarti, con un’apposita notifica, il percorso migliore per te. Se sei uno chef e ti rechi a una fiera dell’editoria, potresti essere più interessato ai libri di cucina che ai saggi storici mentre se sei una maestra potrebbe esserti utile una notifica che ti mostra dove si trova lo stand dei libri per bambini piuttosto che i manuali di marketing.
In questo modo chi organizza l’evento può predisporre dei contenuti personalizzati per specifiche categorie di utenti e progettare anche un’architettura dell’evento e della location che riesca a coinvolgere i partecipanti in modo attivo.
Uno dei maggiori vantaggi di una soluzione di marketing di prossimità come Beekon Event è infatti la possibilità di funzionare stand alone ma, allo stesso, tempo, di essere facilmente integrabile con altri dispositivi elettronici come i totem e gli schermi di digital signage. Per questo un evento potrebbe essere reso più semplice e fruibile con l’utilizzo di monitor, totem elettronici e postazioni tablet che, grazie a un beacon posizionato sopra di essi, potrebbero diventare dei punti informativi in real time e mostrare la biografia dell’ospite che animerà la sessione che sta per iniziare o approfondimenti specifici su temi che interessano il visitatore. Ti stai chiedendo come sarà possibile tutto ciò? Basterà che il tuo smartphone o il tuo iPhone siano nelle vicinanze del sensore Bluetooth, al resto penserà Beekon Event.

Gestire un evento con i beacon e il bluetooth: l’importanza del networking

Che tu sia l’ospite di un evento o l’organizzatore, sei in ogni caso consapevole che il networking è un aspetto fondamentale di ogni incontro di carattere professionale, a prescindere dal tema del meeting, dalle specificità della fiera o dall’argomento delle sessioni di formazione si organizzano eventi e si partecipa ad essi per ottenere nuovi contatti, per stringere la mano a persone che ancora non conosci, per entrare in un network, per scambiare i biglietti da visita.
Con i beacon tutto ciò diventa più semplice ed efficace. Con una semplice notifica puoi infatti chiedere ai partecipanti di segnalare i loro interessi e le loro preferenze, perché stanno partecipando e quali sono le loro aspettative. Viceversa, se sei un ospite, potresti conoscere, con pochi click sul tuo smartphone, dove sono gli stand che desideri visitare e a che ora e in quale sala parleranno i relatori che più ti interessano.
Talvolta per favorire il networking servono anche gli strumenti giusti: se i tuoi ospiti non parlano italiano con Beekon Event riuscirai a inviare risorse in lingua straniera ai tuoi invitati in modo semplice e rapido, basterà predisporle e caricarle sul tuo pannello di amministrazione e settare uno specifico comando che permette di associare alla lingua di ciascun utente le rispettive risorse (siano esse brochure, mappe, approfondimenti, slide o questionari).

Come misurare il ROI di un evento con una soluzione di marketing di prossimità

Vuoi sapere se il tuo evento è stato utile? Se i partecipanti l’hanno apprezzato? Come è possibile migliorarlo? Una soluzione di marketing di prossimità come Beekon Event ti consente di valutare l’organizzazione del tuo evento in modo rapido ed efficace.
Grazie ai beacon e alla nostra app, che gli ospiti hanno installato sul loro smartphone, quando l’evento sta per finire potrai inviare un questionario di gradimento e di valutazione per avere subito i pareri dei partecipanti sulla qualità del meeting. Offrendo dei vantaggi a chi si presta a compilarlo subito (ad esempio un buono sconto da utilizzare nello stand di libri posizionato in prossimità dell’uscita) non solo potrai ottenere un feedback immediatamente memorizzabile sul convegno o sull’attività formativa che hai organizzato ma anche avere un ulteriore elemento per valutare l’evento stesso.
In questo modo, infatti, potrai comprendere quanti sono i partecipanti che sono rimasti fino alla fine e confrontarli con il numero degli ingressi; potrai anche capire quali sono stati gli stand più visitati e quali sono gli sponsor che hanno ottenuto un flusso maggiore di visitatori o che hanno riscosso maggiore interesse.
Insomma potrai monitorare e analizzare i dati di un’esperienza digitale completa, indispensabile oggi per coinvolgere i partecipanti, migliorare la loro presenza all’evento e portarli a seguirti anche dopo il termine della tua fiera o del tuo meeting.